„Wir wissen nicht, wer euch den Zugriff auf Facebook und Instagram geben kann.“ oder „Könnt ihr dem neuen Mitarbeiter Zugriff auf Facebook geben?“ sind Sätze, die wir als Social Media Manager häufig zu hören bekommen. Daher möchten wir in diesem Beitrag die häufigsten Fehler aufzeigen, die Unternehmen im Umgang mit ihrer Meta Business Suite machen, und eine Handlungsanweisung geben, wie Unternehmen mit ihren Meta Zugriffen umgehen sollten.
Bei Google ist es einfach: Der Zugang zu Google Ads, Google Analytics oder anderen wichtigen Tools basiert nur auf Zugängen, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen. Bei Meta sieht das Ganze anders aus: Jeder Zugang ist mit einem privaten Facebook-Konto verknüpft. Und genau das ist das Problem. Häufig ist nur eine Person für Social Media verantwortlich, und sobald diese Person das Unternehmen verlässt, geht mit ihr auch der Zugriff verloren. Das zweite Problem: Social Media wird als unwichtige Nebenaufgabe behandelt, weshalb sich die zuständigen Mitarbeiter häufig zu wenig auskennen, um damit richtig umzugehen.
Meta Business ID finden und warum sie die Agentur braucht
Wenn wir als Agentur beauftragt werden, Werbeanzeigen auf Social Media zu schalten oder das Posten im Rahmen der Social Media Strategie zu übernehmen, beantragen wir den Zugriff über die Meta Business ID. Dadurch bekommen wir Partnerzugriff auf das Meta Business Konto des Kunden und können auf alle für uns wichtigen Assets zugreifen. Solltest du nicht wissen, wie du zu deiner Meta Business ID gelangst, findest du hier die Anleitung dazu:
Der Vorteil für uns durch die Anfrage über die Business ID: Wir können mit unserem Partnerzugriff allen Personen aus der Agentur auf die Assets Zugriff erteilen, die der Partner mit uns teilt – so hat nicht bloß eine Person Zugang.
Der Vorteil für das Unternehmen: Wir können keine Einstellungen bearbeiten, sehen, wer noch Zugriff hat, Assets löschen oder Berechtigungen verteilen. Leider führt der Umstand, dass wir auch Berechtigungen verteilen, oft zu Missverständnissen. Man glaub schnell, dass wir Zugriff auf zu viele Assets haben könnten. Dem ist aber nicht so, wir fordern nur die Dinge an, die wir auch tatsächlich brauchen.
Warum alle Anfragen akzeptiert werden sollten
Es ist nur wichtig, dass alle Anfragen, die über die Meta Business Suite gestellt werden, akzeptiert werden. Dies betrifft vor allem Zugriffsanfragen von Agenturen oder neuen Mitarbeitern. Wenn Anfragen nicht rechtzeitig akzeptiert werden, kann dies zu Verzögerungen bei der Verwaltung der Social Media Aktivitäten führen. Jede nicht akzeptierte Anfrage bedeutet, dass eine Person oder eine Agentur nicht arbeiten kann und somit wichtige Aufgaben nicht erledigt werden können.
Wenn du dir nicht sicher bist, welche Anfragen aktuell noch ausständig sind, kannst du das ganz einfach in den Unternehmenseinstellungen überprüfen:
Darum sollen immer zwei Personen als Admin hinterlegt werden
Wie oben bereits erwähnt, ist ein häufiger Fehler, dass nur eine Person Zugriff auf das Meta Business Konto hat. Ist diese Person nicht mehr im Unternehmen tätig, fällt es häufig länger nicht auf, dass der Zugriff nicht mehr im Unternehmen liegt, da die Personen, die eingeschränkten Zugriff auf Postings etc. haben, nicht wissen, dass sie kein Admin bzw. keine Person mit uneingeschränktem Zugriff sind. Kommt eine Agentur wie wir ins Spiel und möchte, dass die Verantwortlichen uns Zugriff geben, bemerken diese rasch, dass sie nicht dazu berechtigt sind.
Daher: Fügt immer mindestens zwei Personen in der Meta Business Suite als Personen mit uneingeschränktem Zugriff hinzu – eine Person davon ist am besten der Geschäftsführer. Damit seid ihr schon einmal besser aufgestellt als die meisten Unternehmen und minimiert das Risiko, dass der Zugriff verloren geht.
Wenn du wissen möchtest, wer uneingeschränkten Zugriff auf deine Meta Business Suite hat, kannst du das ebenfalls in den Unternehmenseinstellungen prüfen:
Wie die Meta Assets am besten hinterlegt sein sollen und welche Zugriffsrechte wichtig sind
Kennst du dich zu wenig im Meta-Umfeld aus, um zu wissen, worauf es im Detail ankommt? Kein Problem! Wir zeigen dir die Do’s and Don’ts im Meta Business Manager.
Wenn du als Geschäftsführer mehrere Unternehmen oder mehrere Marken führst, ist es nicht notwendig, für jedes Unternehmen oder jede Marke einen eigenen Business Manager zu haben. Denn in den meisten Fällen benötigen dieselben Personen Zugriff auf beide Unternehmen. Und auch wenn das nicht der Fall sein sollte, kannst du jeder Person die Zugriffe geben, die sie tatsächlich benötigt. Als Geschäftsführer eines einzelnen Unternehmens ist es sowieso einfacher: Dann hast du generell ein Business Konto, welchem alle Assets untergeordnet sind. Leider sehen wir es in der Praxis häufig, dass bestimmte Assets wie der Meta Pixel in einer Business Suite anderer Personen – beispielsweise der früheren Agentur oder ehemaliger Mitarbeiter – untergeordnet sind. Das sollte unbedingt vermieden werden, damit die Berechtigungen für ein Unternehmen in einer einzigen Umgebung verteilt werden können und Übersicht bewahrt wird.
Im Idealfall hast du also einen Meta Business Manager, in dem alle Facebook-Seiten, Instagram-Konten, Werbekonten, Datensätze (Pixel und Conversion API) sowie Kataloge gemeinsam verwaltet werden. Damit hast du die Möglichkeit:
- Je nach Zuständigkeit Berechtigungen an Mitarbeiter für Postings, Werbeanzeigen oder auch nur Lead Downloads zu verteilen.
- Agenturen Partnerzugriff zu bestimmten Unternehmensassets zu erteilen, ohne dass sie andere involvierte Personen oder Assets sehen.
- Personen mit uneingeschränkter Kontrolle hinzuzufügen, wenn sie für alle Facebook- und Instagram-Aktivitäten der Business Suite verantwortlich sind.
- Berechtigungen einfach wieder zu entziehen, sollte der Bedarf gegeben sein.
Was tun, wenn der Zugriff verloren geht
Es kann vorkommen, dass der Zugriff auf den Meta Business Manager verloren geht, sei es durch Kündigung oder den Verlust der Zugangsdaten. In solchen Fällen ist schnelles Handeln gefragt. Im Endeffekt führt nichts daran vorbei, den Meta Support zu kontaktieren und den Sachverhalt zu schildern. Der Support benötigt anschließend ein umfangreiches Schreiben und zahlreiche Firmendokumente um sicherzustellen, dass du zum Eigentum des Business Kontos berechtigt bist. Der Prozess, bis man die Rechte zurückerhält, zieht sich oft über mehrere Monate oder sogar bis zu einem Jahr. Daher empfehlen wir dringend, die Berechtigungen mit Bedacht zu verteilen und immer unter Kontrolle zu haben.
Konnte ich dir weiterhelfen?
Ich hoffe, ich konnte dir mit diesen Tipps eine Hilfestellung für den Umgang mit Meta geben. Solltest du noch offene Fragen dazu haben, dann melde dich gerne bei uns über unser Kontaktformular – wir stehen dir aber auch in allen anderen Online Marketing Bereichen jederzeit zur Verfügung! 💙
